1.0 Pré-requisitos

Antes de emitir notas fiscais pelo sistema, é essencial realizar alguns cadastros e configurações iniciais. Esses ajustes garantem que os documentos fiscais sejam gerados corretamente e de acordo com as exigências legais. Para isso, é necessário preencher previamente as seguintes informações obrigatórias:

Cadastros » Pessoas » Pessoa: Permite o cadastro de clientes, fornecedores, transportadoras e colaboradores. Aqui você define informações como nome, CNPJ/CPF, endereço, telefone, e dados complementares da pessoa física ou jurídica que irá interagir com o sistema. Esse cadastro é essencial para gerar pedidos, notas fiscais e movimentações financeiras.

Cadastros » Itens » Item: Neste menu são cadastrados os produtos ou serviços comercializados. Cada item recebe um código único e pode conter dados como descrição, unidade de medida, grupo, marca, preço de venda, custo, entre outros. É fundamental para o controle de vendas, estoque e faturamento.

Cadastros » Itens » Safra: Utilizado quando há necessidade de controlar produtos por safra, como no caso de grãos. Aqui você registra os períodos de safra disponíveis para vincular aos itens durante a venda ou controle interno.

Configurações » Documentos fiscais » Modelo/Série: Permite configurar os modelos e séries das notas fiscais emitidas pela empresa, como NF-e (modelo 55) ou NFC-e (modelo 65). A série é um número que identifica diferentes sequências de numeração de notas, sem essa configuração realizada não permitirá emitir notas, gerando um erro na emissão.

Configurações » Documentos fiscais » Certificado: Neste menu é feito o cadastro do certificado digital da empresa, utilizado para a assinatura eletrônica e transmissão de notas fiscais para a SEFAZ. O certificado deve estar válido e ser compatível com o sistema, do tipo A1.

Configurações » Documentos fiscais » Envio de E-mail: Define como o sistema enviará automaticamente as notas fiscais e boletos por e-mail aos clientes, qual e-mail deve ser utilizado como remetente desses documentos.

Cadastros » Operações » Natureza de operação: A natureza define como será selecionada a tributação utilizada naquela movimentação, nesse cadastro também permite colocar regras de tipo de emissão ou cadastro, evitando erros dos usuários.

Cadastros » Operações » Operação fiscal: A operação fiscal define como será selecionada a contabilização e também define o CFOP utilizado na emissão ou cadastro de documentos fiscais.

Cadastros » Operações » Tributação: Aqui são definidos os parâmetros fiscais de cada produto ou serviço: ICMS, IPI, PIS, COFINS, entre outros tributos. Também permite personalizar a tributação conforme o estado, tipo de cliente ou regime tributário da empresa.

Configurações » Contábil » Contabilização: Esse cadastro define como será contabilizados os impostos, receita de venda, compra, estoque de mercadoria, entre outras opções dependendo da operação que será utilizada.

Cadastros » Financeiro » Conta Bancária/Caixa: No caso de movimentações em dinheiro é necessário realizar esse cadastro para ser utilizado na contabilização do documento fiscal.

Configurações » Financeiro » Contas para Acerto: Quando não possuir uma contabilização definida para aquela operação ou item, é através dessa configuração que irá trazer as contas do financeiro para o lançamento contábil do documento fiscal.

2.0 Seção ‘Nota Fiscal’

Ao acessar a rotina de ‘Nota Fiscal’, será apresentado inicialmente uma tabela com todos as notas cadastradas naquele estabelecimento. No canto superior direito haverá um botão ‘Novo’, onde ao ser acionado será aberta uma nova tela para inclusão de um novo registro.

Serão apresentados os seguintes campos para preenchimento:

• Natureza de operação: Indica o tipo de movimentação que está sendo realizada na nota fiscal. Pode representar, por exemplo, uma venda, compra, devolução, transferência de estoque, bonificação, entre outras. Essa informação é essencial para a correta tributação e escrituração fiscal. O cadastro é realizado na rotina Cadastros » Operações » Natureza de operação e vinculado a uma tributação.

• Entrada/Saída: Define se a nota fiscal representa uma entrada de mercadorias (como uma compra ou devolução de cliente) ou uma saída de mercadorias (como uma venda, remessa ou transferência). Esse campo não pode ser alterado e é apenas informativo, nele traz o que foi definido na natureza de operação selecionada.

• Modelo de documento: Indica o tipo de documento fiscal que está sendo utilizado. Se for um modelo eletrônico irá obrigar a informar a chave de acesso da nota fiscal, exceto se for uma nota de serviços. Caso for selecionado uma natureza de operação que o tipo de emissão é própria o campo fica desabilitado, e irá preencher com o que foi definido no cadastro da natureza. Exemplos de modelo de documento:

  • NF-e (modelo 55): Nota Fiscal Eletrônica, usada para vendas de produtos.
  • NFC-e (modelo 65): Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica, usada no varejo.
  • NF (modelo 01): Nota fiscal.

• Chave de acesso: é um código numérico único composto por 44 dígitos, gerado automaticamente para identificar de forma exclusiva cada documento fiscal eletrônico que será dado entrada no sistema, o campo só é habilitado para naturezas de operação do tipo de emissão de terceiros e que seja do modelo eletrônico.

• Série: Numeração que identifica uma sequência específica de notas fiscais dentro do mesmo modelo. Deve ser cadastrada na rotina Configurações » Documentos fiscais » Modelo/Série para documentos de emissão própria, os documentos de emissão de terceiros devem ser informados manualmente ou informa automaticamente ao preencher a chave de acesso.

• Número: É o número sequencial da nota fiscal dentro de uma série. Cada nova nota emitida recebe o próximo número disponível. Esse campo garante o controle e a rastreabilidade das notas emitidas. Para notas de emissão própria esse número é preenchido automaticamente ao transmitir a nota fiscal, para notas de emissão de terceiro deve ser informado manualmente ou o preenchimento é automático ao informar a chave de acesso.

• Data emissão: Data em que a nota fiscal foi oficialmente emitida. Essa data deve refletir o momento em que a operação foi registrada e é usada para apuração de impostos e controle fiscal na emissão própria. Para as notas de emissão de terceiros esse campo identifica o momento que a nota foi emitida na origem, mas não valida dados fiscais, sendo a data de entrada que fará essa validação. Não permite alterar esse campo na emissão própria, é desabilitado no momento que seleciona a natureza de operação.

• Hora de emissão: Horário exato em que a nota foi emitida no sistema. Também faz parte das informações exigidas pela legislação fiscal, principalmente para operações eletrônicas. Não permite alterar esse campo na emissão própria, é desabilitado no momento que seleciona a natureza de operação.

• Data de Entrada/Saída: Data em que a mercadoria efetivamente entrou no estoque (entrada) ou saiu da empresa (saída). Pode ser diferente da data de emissão, por exemplo, se a entrega ocorrer em outro dia. Para as notas de entrada é a data que irá ocorrerá a geração das informações fiscais e contábeis.

• Hora de Entrada/Saída: Hora em que a movimentação física da mercadoria ocorreu (entrada ou saída). Essa informação é registrada para controle logístico e conferência de prazos.

• Pessoa: Refere-se à pessoa física ou jurídica envolvida na nota fiscal, seja como cliente ou fornecedor.

• Complemento: Seleção do complemento vinculado a pessoa selecionada, os diferentes complementos podem ser devido outras inscrições estaduais ou endereços.

• Safra: Campo utilizado quando a nota envolve produtos agrícolas, permitindo indicar a safra ou período de colheita a que os itens pertencem. Esse dado é importante para rastreabilidade, controle de qualidade e exigências fiscais do setor.

• Vendedor: caso a seleção da natureza de operação for um tipo de venda que gera o financeiro, o campo vendedor será habilitado. Para cadastrar um vendedor ele deve ter a atribuição de “Vendedor” no cadastro da pessoa e ser vinculada essa pessoa no cadastro do usuário.

3.0 Seção ‘Item’

Para vincular itens à nota fiscal, é necessário que o item já tenha sido cadastrado na rotina Cadastros » Itens » Item. Após isso, clique em “Adicionar”, no canto superior direito da seção

• Código de barras GTIN: é um identificador único para produtos comerciais, utilizado mundialmente para rastreamento e controle de mercadorias. Ele pode ter diferentes versões dependendo do número de dígitos. Se possuir leitor de código de barras instalado na máquina e o item tem no cadastro a informação do código, é possível fazer a leitura e será realizada a busca do item nos cadastros e realizar o preenchimento automático.

• Código de barras diverso: é um código utilizado para produtos que não possuem um GTIN oficial. Se possuir leitor de código de barras instalado na máquina e o item tem no cadastro a informação do código, é possível fazer a leitura e será realizada a busca do item nos cadastros e realizar o preenchimento automático.

• Item: a busca pode ser realizada pela descrição ou pelo código do item já cadastrado no sistema. No momento da seleção já é realizada a validação se possui tributações vinculadas, não possuindo irá retornar erro na tela e não permite continuar. Também é realizada a validação do estoque físico e disponível, caso a operação seja uma saída de item de estoque e não possui saldo não irá permitir continuar. Sendo necessário realizar uma entrada para permitir a saída.

• Unidade: preenchimento automático conforme o cadastro do item.

• Embalagem: caso o item possua vinculo de embalagens diferentes ao cadastro é possível selecionar qual embalagem está sendo movimentada nessa operação.

• Unidade: preenchimento automático conforme o cadastro da embalagem vinculada ao item.

• Quantidade unitária: informe a quantidade que está sendo movimentada na operação.

Caso o item controle lote nesse momento irá abrir uma janela para preenchimento dos lotes referente a operação.

3.1 Lotes

3.1.1 Tipo “Geral”

Operações de entrada:

• Número do lote: campo obrigatório que deve ser informado o número do lote do item.

• Tipo: campo desabilitado trazendo a informação de “Geral” ou “Semente” conforme o cadastro do item.

• Item: campo desabilitado trazendo a informação do item que está sendo movimentado.

• Origem: selecione entre as opções se o lote é de origem de terceiros, consignado ou próprio.

  • Terceiros: Indica que o lote pertence a um fornecedor externo e foi adquirido pela empresa.
  • Consignado: Refere-se a um lote recebido em consignação, ou seja, a empresa possui os produtos em estoque, mas a propriedade ainda é do fornecedor até que ocorra a venda ou uso.
  • Próprio: Significa que o lote pertence integralmente à empresa, seja por ter sido produzido internamente.

• Data fabricação: Campo obrigatório, informe a data em que o lote foi fabricado. É possível selecionar a data do dia atual ou uma data anterior.

• Data validade: Campo obrigatório, informe a data de vencimento do lote. Apenas datas do dia atual ou futuras podem ser selecionadas.

• Fabricante: Campo destinado à identificação do fabricante do item adquirido.

• Registro do fabricante: Campo utilizado para informar o número do registro da empresa nos órgãos regulamentadores.

• Número de registro: Campo utilizado para que seja informado o campo o número de registro do produto nos órgãos regulamentadores, SEAB, Anvisa, etc.

• Número FCI: Campo utilizado para informar o número da ficha de importação, quando a origem da mercadoria for importada.

• Garantias: Campo utilizado para informar as garantias do produto, muito utilizado para fertilizantes, onde são informados os componentes químicos utilizados na fabricação.

• Código agregado: Usado para a nota técnica da nota fiscal.

• Quantidade: Essa quantidade irá compor o saldo total do lote.

Após informar os campos necessários, basta clicar em “Salvar“, fechando a tela do lote e voltando ao item. Na tela de inserção do item, ficará um botão “Dados do Lote“ onde as informações podem ser consultadas e/ou alteradas:

Operações de saída:

• Lote: em operações de saída selecione o lote que já deve estar cadastrado e com saldo.

• Saldo do lote: informação automática que irá trazer o saldo disponível para utilização do lote informado.

• Quantidade: informe a quantidade desse lote que será utilizada nessa operação.

É possível selecionar mais de um lote para os itens.

Da mesma forma que nos registros de entrada, após informar o lote, será habilitado um botão “Dados do Lote“ para consulta e/ou alteração.

3.1.2 Tipo “Sementes”

Operações de entrada:

3.1.2.1 Card “Lotes”

Nessa seção, tal qual o tipo de lotes “Geral“, o sistema vai trazer os mesmos campos para cadastro do lote.

• Número do lote: campo obrigatório que deve ser informado o número do lote do item.

• Tipo: campo desabilitado trazendo a informação de “Geral” ou “Semente” conforme o cadastro do item.

• Item: campo desabilitado trazendo a informação do item que está sendo movimentado.

• Origem: selecione entre as opções se o lote é de origem de terceiros, consignado ou próprio:

  • Terceiros: Indica que o lote pertence a um fornecedor externo e foi adquirido pela empresa;
  • Consignado: Refere-se a um lote recebido em consignação, ou seja, a empresa possui os produtos em estoque, mas a propriedade ainda é do fornecedor até que ocorra a venda ou uso;
  • Próprio: Significa que o lote pertence integralmente à empresa, seja por ter sido produzido internamente.

• Data fabricação: Campo obrigatório, informe a data em que o lote foi fabricado. É possível selecionar a data do dia atual ou uma data anterior.

• Data validade: Campo obrigatório, informe a data de vencimento do lote. Apenas datas do dia atual ou futuras podem ser selecionadas.

• Fabricante: Campo destinado à identificação do fabricante do item adquirido.

• Registro do fabricante: Campo utilizado para informar o número do registro da empresa nos órgãos regulamentadores.

• Número de registro: Campo utilizado para que seja informado o campo o número de registro do produto nos órgãos regulamentadores, SEAB, Anvisa, etc.

• Número FCI: Campo utilizado para informar o número da ficha de importação, quando a origem da mercadoria for importada.

• Garantias: Campo utilizado para informar as garantias do produto, muito utilizado para fertilizantes, onde são informados os componentes químicos utilizados na fabricação.

• Código agregado: Usado para a nota técnica da nota fiscal.

• Quantidade: Essa quantidade irá compor o saldo total do lote.

3.1.2.2 Seção “Sementes”

• Categoria: Selecione a categoria correspondente à semente, podendo ser ‘Básica', ‘Genética’, ‘C1’, ‘C2’, ‘S1’ ou 'S2’.

• Cultivar: É o que o produtor escolhe plantar, com base nas condições da sua lavoura e nos objetivos da produção. Para preencher esse campo, é necessário selecionar uma das opções pré-cadastradas no sistema na rotina Cadastros » Itens » Cultivar.

• Safra: Da mesma maneira, deve ser selecionada uma Safra já cadastrada no sistema. Seu registro pode ser efetuado na rotina: Cadastros » Itens » Safra.

• Espécie: Campo de caráter obrigatório, é onde será informada a espécie da semente adquirida.

• ‘Renasem’: Qualquer pessoa física ou jurídica que trabalhe com sementes e mudas de forma comercial precisa estar registrada no Renasem para estar regularizada junto ao MAPA. Por essa condição esse campo se torna obrigatório.

• Peso por Embalagem (KG): Normalmente em sacas, deve ser informado o peso da embalagem do item.

• Tipo Laudo: Também obrigatório, aqui o usuário deverá escolher entre as opções: ‘Atestado', ‘Certificado’ ou 'Termo Conformidade’.

• Número Laudo: De acordo com o 'Tipo de Laudo', informar o número do mesmo.

• Data Laudo: Informar a data de emissão do Laudo.

• Número Boletim de Análise: O Boletim de Análise de Sementes é como o RG de um lote de sementes, traz informações técnicas e obrigatórias sobre a qualidade do lote de sementes, como ‘% de Pureza’ e '% de Germinação'. Apesar de não ser um campo obrigatório, seu preenchimento garante veracidade aos dois campos abaixo.

• % de Pureza: Informar a porcentagem de Pureza da semente informado através do Boletim de Análise.

• % de Germinação: Informar a porcentagem de Germinação da semente informado através do Boletim de Análise.

Operações de saída:

• Lote: em operações de saída selecione o lote que já deve estar cadastrado e com saldo.

• Saldo do lote: informação automática que irá trazer o saldo disponível para utilização do lote informado.

• Quantidade: informe a quantidade desse lote que será utilizada nessa operação.

3.2 Defensivos

Quando o item for Defensivo agrícola e a venda está sendo feita a partir de um pedido de venda, será necessário o preenchimento do campo:

• Equipamento de Aplicação: Campo utilizado para indicar o equipamento de aplicação utilizado no processo agrícola, como pulverizadores, atomizadores, entre outros. É importante selecionar corretamente o equipamento para garantir a eficácia e segurança na aplicação de produtos agrícolas.

• Busca de Receituário Padrão: Campo utilizado para realizar a pesquisa de um receituário padrão com base na cultura ou diagnóstico. Permite encontrar recomendações específicas para o cultivo ou tratamento conforme a cultura agrícola, ou diagnóstico fitossanitário.

Após isso basta clicar em Confirmar, que o sistema redirecionará para o faturamento do pedido e emissão de nota fiscal.

3.3 Editando o Item

Após a inserção de um item em uma nota fiscal, o sistema permite a edição das informações previamente registradas no item, tais como a quantidade, o valor unitário e demais atributos comerciais. Além disso, é possível incluir dados adicionais relacionados a despesas acessórias, que impactam diretamente no valor total da nota fiscal. Tais despesas podem incluir, entre outras:

• Seguro: Indicar o valor correspondente ao custo do seguro incidente sobre a mercadoria na operação;

• Frete: Informar o valor do frete da mercadoria quando este estiver incorporado ao valor total da nota fiscal.

• Despesas Acessórias: Registrar os valores referentes a outras despesas acessórias vinculadas à operação fiscal, excetuando-se frete e seguro.

4.0 Seção ‘Frete’

• Tipo de Frete: Campo destinado à identificação da modalidade de frete adotada na operação de transporte da mercadoria, conforme definido pelo emissor da nota fiscal. As opções indicam a responsabilidade pelo pagamento do frete e podem incluir, entre outras:

  • CIF (Cost, Insurance and Freight): Frete por conta do remetente/vendedor; o custo do transporte e do seguro está incluso no valor da mercadoria.
  • FOB (Free on Board): Frete por conta do destinatário/comprador; a responsabilidade e os custos do transporte passam a ser do adquirente a partir da origem da mercadoria.
  • Terceiros: Quando o transporte é contratado por terceiros que não sejam o remetente ou o destinatário.
  • Sem frete: Indica operações onde não há contratação de serviço de transporte vinculado à nota fiscal.

• Endereço de Entrega: Será preenchido automaticamente conforme o cadastro da pessoa vinculada à emissão da nota fiscal.

• Tipo Rateio de Frete Gerencial:

  • Valor: Distribui o frete de forma proporcional ao valor total de cada item da nota. Esse cálculo é feito através da fórmula ‘Custo Médio’, já cadastrada por padrão no sistema, onde o cálculo se dá: Valor do Frete Rateado = (Valor Total do Item / Soma dos Valores de Todos os Itens) × Valor Total do Frete. Para simular o cálculo, é necessário desconsiderar dos totais, os impostos e demais despesas acessórias.
  • Quantidade: Distribui o frete de forma proporcional à quantidade de unidades de cada item da nota. O cálculo é mais “direto“, não sendo necessário descontar impostos e despesas acessórias nesse caso: Valor do Frete Rateado = (Quantidade do Item / Soma das Quantidades de Todos os Itens) × Valor Total do Frete.

• Frete Gerencial: O valor informado neste campo não compõe os totais fiscais da Nota Fiscal eletrônica (NF-e), ou seja, não impacta nos campos de valor total do documento. Contudo, ele é considerado internamente pelo sistema para fins de formação do custo de aquisição, sendo proporcionalmente agregado ao custo unitário dos itens vinculados à operação. Essa informação é utilizada exclusivamente para controles gerenciais e de formação de preço, sem reflexo tributário direto (impacta somente em notas fiscais de entrada).

• Transportadora: Nome ou identificação da empresa responsável pelo transporte das mercadorias. O cadastro da transportadora deve ser feito através da rotina Cadastros » Pessoas » Pessoa.

• Código ANTT: Deve ser preenchido na nota fiscal para identificar a transportadora responsável pelo transporte da mercadoria, quando se trata de transporte rodoviário de cargas realizado por terceiros.

• Placa Veículo: Placa de identificação do veículo utilizado para o transporte das mercadorias.

• UF Veículo: Unidade Federativa (estado) em que o veículo utilizado para o transporte está registrado.

• Quantidade Volume: Quantidade total de volumes ou embalagens utilizados para acomodar as mercadorias (conforme a nota fiscal).

• Espécie Volume: Descrição do tipo ou natureza dos volumes utilizados para acomodar as mercadorias, como caixa, pallet, tambor, etc.

• Marca Volume: Marca ou identificação visual atribuída a cada volume, ou embalagem para facilitar a identificação e organização durante o transporte.

• Numeração Volume: Número de identificação atribuído a cada volume ou embalagem para facilitar o controle e rastreamento durante o transporte.

• Peso Líquido Volume: Peso das mercadorias contidas no volume, excluindo o peso da embalagem.

• Peso Bruto Volume: Peso total do volume, incluindo o peso das mercadorias e da embalagem.

Vale reforçar que os campos em destaque somente são habilitados em caso de notas do tipo “Entrada“.

5.0 Seção ‘Acerto Financeiro’

Ao acionar a função "Adicionar" no seção "Acerto Financeiro", o usuário deverá definir o método de acerto a ser aplicado. As opções serão de acordo com a 'Natureza de Operação', podendo optar entre:

• Dinheiro: Quando selecionada essa opção, o usuário poderá selecionar entre Conta Bancária, Caixa ou ambas.

  • Valor: Informar o valor a ser baixado no portador informado;
  • Conta Bancária/Caixa: Selecionar o portador desejado. Por padrão o sistema puxa o primeiro registro que foi cadastrado.
  • Histórico: Preenchido automaticamente com detalhes do lançamento.
  • Complemento: Não é um campo obrigatório. Ele permite a inclusão de informações adicionais sobre o lançamento.

• Duplicata: Duplicata, nada mais é que um título de crédito emitido pelo credor (fornecedor ou prestador de serviços) como comprovação de uma venda a prazo de bens ou serviços. Ao selecionar essa modalidade de acerto, o pagamento será processado a prazo, possibilitando a emissão de duplicatas ou boletos em parcelas, conforme as condições previamente estabelecidas na negociação.

  • Valor: Informe o valor a ser baixado no portador selecionado.
  • Conta Contábil: Defina a conta contábil responsável pela provisão e pelo posterior pagamento ou recebimento.
  • Conta Bancária/Caixa: Selecione o portador desejado. Por padrão, o sistema considera o primeiro registro cadastrado.
  • Situação: Campo obrigatório onde o usuário define como o crédito será tratado, podendo incluir a emissão de boletos, cheques ou a renegociação da parcela.
  • Vencimento: Escolha entre: - 'Conforme Parcelamento', utilizando formas de parcelamento pré-cadastradas. - 'Personalizado', onde o usuário define manualmente a data de vencimento e a quantidade de parcelas.
  • Forma Parcelamento: As opções disponíveis devem estar previamente cadastradas no caminho: Cadastros » Financeiro » Forma Parcelamento.
  • Histórico Fixo: Preenchido automaticamente com detalhes do lançamento.
  • Histórico Complementar: Não é um campo obrigatório. Ele permite a inclusão de informações adicionais sobre o lançamento.

Após preencher pelo menos os campos obrigatórios, clique em "Gerar" para criar a forma de acerto. Se todas as informações estiverem corretas, finalize o processo clicando em "Salvar" e, em seguida, em "Concluir".

• Cartão: A opção de pagamento via cartão deve ser utilizada exclusivamente para o recebimento de valores. Não é permitido o uso dessa forma de pagamento para outras finalidades.

  • Operação: Selecione se a operação é Débito ou Crédito.
  • Valor: Informe o valor a ser baixado na modalidade selecionada.
  • Número de parcelas: Esse campo só é habilitado quando a modalidade “Crédito” for selecionada.
  • Operadora: Selecione a Operadora do cartão. As opções já vem cadastradas automaticamente no sistema.
  • Bandeira: Selecione a Bandeira. Da mesma forma que a Operadora, as opções de Bandeira já vem cadastradas automaticamente no sistema.
  • NSU: Número Sequencial Único é um identificador numérico gerado pelas operadoras de cartões, bancos ou sistemas de pagamento para rastrear e diferenciar transações financeiras. Ele é informado na filipeta do cartão.
  • Código Autorização: Deve ser informado o código de autorização da transação, também é localizado na filipeta do cartão.
  • Conta Contábil: Defina a conta contábil responsável pela provisão e pelo posterior pagamento ou recebimento.

Lançamento de recebimento com cartão de Crédito

Lançamento de recebimento com cartão de Débito

• Cheque: Quando selecionado Cheque como forma de acerto, o usuário selecionará um cheque que já foi incluído anteriormente no sistema via recebimento e desde que não tenha sido compensado, ou é possível cadastrar um Novo diretamente por essa rotina, preenchendo os seguintes campos obrigatórios:

• Cheque de Terceiros: Quando marcada essa 'Caixa de seleção', o sistema habilitará o campo Pessoa, para que o usuário selecione os dados conforme o cheque emitido por terceiro. Os campos “Terceiro” e “CPF/CNPJ“ serão habilitados para preenchimento.

  • Banco: selecione a instituição financeira do cheque.
  • Agência: Número da agência da conta do Banco.
  • Conta: Número da Conta da conta do Banco.
  • Número do Cheque: Número sequencial do cheque emitido.
  • Data de Emissão: Deve ser informada a data de emissão do cheque.
  • Pessoa: Se o cheque for próprio, o campo Pessoa será preenchido automaticamente com o cadastro da Pessoa vinculado à conta bancária.
  • Complemento: Selecione o complemento do cadastro da pessoa desejado. Caso haja somente um cadastro de complemento, ele será preenchido automaticamente.
  • Manter Dados: Quando marcada essa caixa de seleção, caso haja mais de um cheque para realizar o acerto, o sistema manterá alguns dados pré-preenchidos para facilitar o preenchimento dos cheques na sequencia.
  • Valor Cheque: Informe o valor a ser baixado nesse cheque.
  • Conta Bancária/Caixa: Selecione o portador desejado. Por padrão, o sistema considera o primeiro registro cadastrado.
  • Conta Contábil: Defina a conta contábil responsável pela provisão e pelo posterior pagamento ou recebimento.

Cheque próprio

Cheque de terceiros

Cheque que foi recebido anteriormente em outra operação e ainda não foi compensado

6.0 Seção ‘Dados Adicionais’

• Informação Complementar: Campo destinado ao registro de informações adicionais pertinentes à operação fiscal, que não constam nos campos padrão da nota fiscal eletrônica, mas que são relevantes para a interpretação da transação, como dados logísticos, tributários ou contratuais. Elas podem ser cadastradas através da rotina Cadastros » Fiscal » Informação Complementar.

• Observação Complementar: Utilizado para a inclusão de anotações ou comentários auxiliares relacionados à nota fiscal ou aos seus itens. Essas observações podem conter esclarecimentos operacionais, instruções específicas ao destinatário ou referências a documentos correlatos. também deve ser cadastrada através da rotina Cadastros » Fiscal » Observação Complementar.

• Informação Complementar: Campo específico da nota fiscal destinado ao detalhamento de dados adicionais de natureza fiscal, legal ou comercial, que devem ser apresentados no campo "Informações Complementares" da DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica). Pode incluir, por exemplo, citações de legislações, justificativas de isenções tributárias ou dados exigidos por regimes especiais de tributação. O mais comum sendo o detalhamento dos impostos da operação conforme alíquota IBPT.

• Informação Complementar da Nota: Pode ser preenchido com alguma informação extra, tal como detalhes da entrega.

7.0 Opções do menu na rotina de Nota Fiscal

7.1 Notas fiscais de Entrada

Ao clicar no menu '3 pontos' de um registro de nota fiscal de entrada, uma gama de opções é apresentada ao usuário:

• Acerto Financeiro: O sistema abrirá a tela do acerto financeiro da nota fiscal, permitindo alterá-lo, se necessário.

• Resumo da Nota: Será apresentado uma seção com as informações mais relevantes do registro, tais como CFOP, quantidade, valor unitário e valor total.

• Lançamento Contábil Gerado: Desde que configuradas as contas de acordo com a operação fiscal, ao clicar nessa opção, o usuário será redirecionado à tela do lançamento contábil. Evidenciando débito e crédito da movimentação de estoque e impostos.

• Cadastro de Doc. de Arrecadação e GNRE: Quando necessário, o Cadastro de Documentos de Arrecadação e GNRE (Guia de Recolhimento de Tributos Estaduais) serve para registrar guias utilizados pelo contribuinte para posteriormente gerir os pagamento dos tributos devidos ao estado.

• Imprimir Recibo: Ao clicar nessa opção será impresso recibo da operação fiscal.

• Excluir: Ao selecionar esta opção, é necessário ter atenção redobrada, pois notas fiscais de entrada, desde que não resultem em ajuste negativo no estoque, permitirão a exclusão do documento.

• Auditoria: Nessa opção será exibida uma modal, onde o sistema relacionará todas as alterações realizadas no registro.

7.2 Notas fiscais de Saída

• Acerto Financeiro: O sistema abrirá a tela do acerto financeiro da nota fiscal, permitindo alterá-lo, se necessário.

• Resumo da Nota: Será apresentada uma seção com as informações mais relevantes do registro, tais como CFOP, quantidade, valor unitário e valor total.

• Lançamento Contábil Gerado: Desde que configuradas as contas de acordo com a operação fiscal, ao clicar nessa opção, o usuário será redirecionado à tela do lançamento contábil. Evidenciando débito e crédito da movimentação de estoque e impostos.

• Cadastro de Doc. de Arrecadação e GNRE: Quando necessário, o Cadastro de Documentos de Arrecadação e GNRE (Guia de Recolhimento de Tributos Estaduais) serve para registrar guias utilizados pelo contribuinte para posteriormente gerir os pagamento dos tributos devidos ao estado.

• Imprimir Recibo: Ao clicar nessa opção será impresso recibo da operação fiscal.

• Cupom Fiscal: Quando se tratar de uma NFC-e, modelo de documento fiscal 65, nessa opção, será possível reimprimir o cupom.

• Imprimir DANFE: O documento fiscal será gerado e exibido no formato A4, pronto para impressão.

• Enviar DANFE Por E-mail: O documento será enviado no formato PDF para o e-mail vinculado ao cadastro da pessoa para quem foi realizada a emissão da NF-e.

• Impressão Ficha de Emergência: A Ficha de Emergência será gerada e exibida no formato A4, pronta para impressão, contendo as informações necessárias para situações de emergência no manuseio do defensivo agrícola.

• Protocolo: Será exibido uma modal referente a transmissão do documento fiscal, contendo informações como Status e Protocolo de Autorização.

• Recontabilizar NF-e: Caso o lançamento contábil da nota fiscal seja excluído ou a contabilização da operação seja alterada, esta opção permite reprocessar e rentabilizar o lançamento novamente. Acertando os saldos contábeis.

• Exportar XML: É possível exportar o XML das notas fiscais. Será feito o download do arquivo na máquina do usuário permitindo a conferência dos dados ou o envio do mesmo para os clientes.

• Auditoria: Nessa opção será exibida uma modal, onde o sistema relacionará todas as alterações realizadas no registro.

8.0 Notas Fiscais Específicas

8.1 Devolução de Compra ou Venda

Este processo envolve a configuração correta da Natureza de Operação e o preenchimento de dados relacionados à nota original.

Passo 1: Selecionar a Natureza de Operação correspondente

Para realizar uma nota fiscal de devolução de compra, é essencial que a Natureza de Operação escolhida na nota fiscal esteja configurada corretamente para refletir a operação desejada. Alguns exemplos de tipos de operação são:

• DC: Devolução de Compra - Saída

• DV: Devolução de Venda - Entrada

Além disso, é necessário que a ‘Finalidade da NF-e’ na Natureza de Operação esteja configurada como ‘Devolução de mercadoria’.

Passo 2: Referenciar o Documento de Origem

Toda Nota Fiscal de Devolução deve fazer referência ao documento que originou a devolução, como a nota fiscal original de compra ou venda. No cadastro da Natureza de Operação, é possível configurar se a nota fiscal permitirá ou exigirá o referenciamento de uma ou mais notas fiscais. É fundamental ressaltar que as devoluções devem obrigatoriamente referenciar outro documento fiscal, não apenas por exigência do fisco, mas também para o controle adequado das operações realizadas.

Passo 3: Preenchimento do Campo Natureza de Operação

Ao preencher o campo Natureza de Operação com uma natureza que atende aos requisitos de uma Nota Fiscal de Devolução, um modal chamado Documentos Referenciados será exibido. Nele, você deve preencher as seguintes informações:

• ‘Pessoa': Indique a pessoa a quem a nota de devolução se refere.

• ‘Data Inicial’ e ‘Data Final’: Informe o período que abrange o documento referenciado.

• ‘Natureza de Operação Referenciada’: Especifique a natureza de operação do documento referenciado. Por exemplo, ao realizar uma Devolução de Compra, você deve referenciar uma nota fiscal cuja natureza de operação seja Compra de Mercadoria.

Passo 4: Seleção e Preenchimento das Notas Fiscais Referenciadas

Após pesquisar e filtrar as informações do documento referenciado, selecione as notas fiscais que serão incluídas nesta devolução.

Passo 5: Preenchimento dos Itens e Quantidades

Por fim, preencha os itens e as respectivas quantidades que serão devolvidos. Após isso, basta clicar em finalizar. Você será redirecionado para a tela da nota fiscal, onde deverá selecionar o frete e o acerto financeiro (se necessário) e aí é só salvar a nota fiscal.

8.2 Remessa de Compra ou Venda para entrega Futura

Este processo envolve a configuração correta da Natureza de Operação e o preenchimento de dados relacionados à nota original.

Passo 1: Selecionar a Natureza de Operação correspondente

Para realizar uma nota fiscal de ‘Compra para Recebimento Futuro’, é essencial que a Natureza de Operação escolhida na nota fiscal esteja configurada corretamente para refletir a operação desejada. Sempre que houver uma ‘Compra para Recebimento Futuro’, deverá ser referenciada a Natureza de Operação ‘Entrada Remessa de Compra Futura’ ou venda onde a ‘Venda para Entrega Futura' deverá referenciar a 'Remessa de Entrega Futura’.

• CF: Compra para Recebimento Futuro – Entrada

• RF: Remessa Compra Futura - Entrada

• EF: Venda para Entrega Futura – Saída

• RE: Remessa de Entrega Futura – Saída

Além disso, é necessário que a ‘Finalidade da NF-e’ na Natureza de Operação esteja configurada como ‘NF-e Normal’.

Passo 2: Referenciar o Documento de Origem

Toda Nota Fiscal de Remessa Futura deve referenciar o documento que originou a entrada da mercadoria, ou seja, a nota fiscal original de compra ou venda futuras. O processo é feito através do registro de notas fiscais e vai funcionar da mesma forma que uma devolução.

Passo 3: Preenchimento do Campo Natureza de Operação

Ao preencher o campo Natureza de Operação com uma natureza que atende aos requisitos de uma Nota Fiscal de Remessa de Mercadoria de Entrega Futura, um modal chamado Documentos Referenciados será exibido. Nele, você deve preencher as seguintes informações:

• ‘Pessoa': Indique a pessoa a quem a nota de devolução se refere.

• ‘Data Inicial’ e ‘Data Final’: Informe o período que abrange o documento referenciado.

• ‘Natureza de Operação Referenciada’: Especifique a natureza de operação do documento referenciado. Por exemplo, ao realizar uma Devolução de Compra, você deve referenciar uma nota fiscal cuja natureza de operação seja Compra de Mercadoria.

Depois de selecionar os documentos referenciados, basta seguir o passo a passo conforme no exemplo da Devolução.

8.3 Notas complementares

Para emissão de nota de saída ou entrada destinada a complementar quantidade, valor ou imposto, é essencial que a natureza de operação a ser utilizada, esteja cadastrada como Complemento.

• ´Tipo de Operação´: Deve ser selecionado entre as opções:

• Tipo de Emissão: Própria;

• Modelo de Documento: Nota Fiscal Eletrônica;

• Finalidade da NF-e: NF-e complementar;

Na seção ‘Naturezas Referenciadas’ devem ser marcados os dois campos existentes ‘Permite referenciar documentos fiscais’ e ‘Obriga referenciar um documento Fiscal’.

Para emissão do documento, ao informar a Natureza de Operação com finalidade de NF-e complementar e a pessoa, será apresentada a tela documentos referenciados, onde devem ser preenchidos:

• Item: para uma busca mais precisa, informar o item que será complementado, esta informação é opcional,

• ´Tipo de Complemento´: selecione o tipo de complemento que deseja realizar: quantidade, valor ou imposto.

Clique em pesquisar e será direcionado aos documentos encontrados para referenciar, é possível selecionar apenas uma opção.

Clique em próximo e será apresentado as opções de itens a serem complementados, escolha qual deseja e altere os campos que deseja, conforme:

• Se em Tipo de complemento foi selecionado quantidade poderão ser alterados quantidade, valor unitário e valor total;
• Se em Tipo de complemento foi selecionado valor poderão ser alterados valor unitário e valor total;
• E se em Tipo de complemento foi selecionado imposto poderão ser alterados base de cálculo, alíquota e valor de impostos de ICMS, PIS, Cofins e ICMS ST.

Clicando em finalizar, será destinado à tela de nota fiscal onde deve informar o tipo de frete e acerto financeiro quando houver. Selecione salvar e aguarde a nota ser gerada.

8.4 Nota Fiscal de Exportação

Este processo envolve a configuração correta da Natureza de Operação e algumas informações a mais para que a emissão de uma venda para o exterior seja realizada corretamente

Passo 1: Selecionar a Natureza de Operação correspondente

Para emitir uma Nota Fiscal de Exportação, é necessário utilizar a Natureza de Operação classificada como 'Venda Destinada à Exportação'. Dentro dessa configuração, deve-se habilitar a opção 'Movimenta Exportação' por meio da marcação da caixa de seleção correspondente. Ao ativar essa funcionalidade, uma seção específica será disponibilizada na nota fiscal, permitindo o preenchimento dos dados exigidos para operações de exportação.

Além disso, é necessário que a **‘Finalidade da NF-e’ **na Natureza de Operação esteja configurada como ‘NF-e Normal’.

Passo 2: Configuração correta da pessoa para exportação

No cadastro da pessoa, deve-se alterar o país de Brasil, para o país desejado, isso irá permitir que o campo 'Identificação' substitua o CPF/CNPJ. É obrigatório que esse campo tenha ao menos 5 caracteres para validação.

Passo 3: Configuração correta da tributação para exportação

Salvo exceções, notas fiscais de exportação, são isentas de PIS e Cofins e não tem tributação de ICMS, apesar disso, é obrigatório que sejam preenchidos os dados.

Como se trata de exportação, o CFOP deverá obrigatoriamente começar com 7.

Essa situação é um exemplo, não uma regra.

Visto que o CST é usado o 41 - Não tributado, no cadastro do item, é obrigatório que seja informado o código de beneficio fiscal condizente com exportação:

Passo 4: Emissão da nota fiscal

Após concluir essas configurações, a nota fiscal poderá ser emitida normalmente. Por se tratar de uma operação de exportação, a seção 'Exportação' será automaticamente habilitado, sendo obrigatório o preenchimento dos campos sinalizados com (*). O sistema não realiza validações de consistência sobre os dados inseridos nesse seção, apenas verifica os requisitos mínimos necessários para a geração do XML do documento fiscal.

• Indicador de Documento: Selecione entre as opções o tipo de documento:

  • Declaração de Exportação;
  • Declaração Simplificada de Exportação;
  • Declaração Única de Exportação.

• Natureza da Exportação: Informe se ela será direta ou indireta.

  • Exportação Direta: Quando a própria empresa emitente da nota fiscal realiza a exportação da mercadoria ao comprador no exterior, assumindo os trâmites logísticos e aduaneiros.
  • Exportação Indireta: Quando a mercadoria é vendida a um terceiro no Brasil (como uma trading ou outro exportador), que será o responsável por realizar a exportação.

• Número da Declaração: Informe o número atribuído à Declaração Única de Exportação (DU-E) ou a documentos equivalentes em regimes anteriores. Serve para identificar a operação no sistema da Receita Federal.

• Data da Declaração: Data em que a DU-E (ou documento correspondente) foi registrada no sistema. Representa o momento formal do início da exportação junto aos órgãos competentes.

• Número Registro de Exportação: Código gerado pelo antigo Registro de Exportação (RE), quando aplicável. É utilizado para vincular a exportação a processos registrados antes da DU-E.

• Data Registro de Exportação: Data de emissão do Registro de Exportação (RE), quando este for exigido. Este campo está em desuso em operações com DU-E, mas pode ser necessário em casos específicos.

• Data Averbação Declaração Exportação: Data em que a Receita Federal confirma a saída da mercadoria do território nacional. A averbação é a comprovação oficial de que a exportação foi realizada.

• Tipo Conhecimento de Frete: Indica o tipo de transporte internacional utilizado, como marítimo, aéreo, rodoviário, ferroviário ou multimodal. Baseia-se no tipo de conhecimento de transporte emitido (ex: BL, AWB, CTe).

• UF Embarque: Unidade da Federação (estado brasileiro) de onde a mercadoria foi embarcada para o exterior. Importante para fins de controle logístico e estatístico.

• País: País de destino final da mercadoria exportada. Deve ser informado de acordo com a codificação vigente (normalmente, a do BACEN ou IBGE).

• Local Exportação: Local físico (porto, aeroporto, ponto de fronteira etc.) onde ocorrerá o embarque da mercadoria para o exterior.

• Local Despacho: Local onde foi realizado o despacho aduaneiro de exportação, ou seja, onde a mercadoria foi submetida à verificação e liberação da Receita Federal.

9.0 Principais Motivos de Rejeição ao Emitir NF-e

9.1 Rejeição 207: CNPJ do emitente inválido

Solução: Verifique se o cadastro da empresa na rotina Cadastro » Pessoas » Pessoa e o cadastro da empresa em Cadastro » Empresas/Filiais » Matriz/Filial estão em conformidade. O campo “CNPJ/CPF” quando CNPJ deve possuir 14 números e quando CPF deve conter 11 números, sem espaços e pontuação.

9.2 Rejeição 328: CFOP de devolução de mercadoria para NF e que não tem finalidade de devolução de mercadoria

Solução: Na rotina Processos » Operações » Natureza de Operação, verifique se a natureza utilizada para a emissão da nota de devolução está configurada corretamente. O campo “Finalidade da NF-e” deve estar definido como “Devolução de mercadoria”. Após a alteração, clique em salvar. Volte ao documento com a rejeição, salve o documento novamente e realize a transmissão.

9.3 Rejeição 508: CST incompatível na operação com Não Contribuinte

Solução: Verifique na rotina Cadastro » Pessoas » Pessoa se o campo “Indicador Inscrição Estadual” está marcado como “Não Contribuinte”.

Caso esse cadastro esteja correto, passe para a verificação da tributação do item na aba “ICMS” da própria nota fiscal. Para vendas, somente as seguintes CSTs devem ser utilizadas:

• 00 - Tributada Integralmente
• 20 - Com Redução da Base de Cálculo
• 40 - Isenta
• 41 - Não Tributada
• 60 - ICMS Cobrado Anteriormente por Substituição Tributária

Se necessário, a CST pode ser alterada editando o item ou adicionando uma regra de ICMS em Cadastro » Operações » Tributação.

9.4 Rejeição 696: Operação com não contribuinte deve indicar operação com consumidor final

Solução: Verifique se na rotina Cadastro » Pessoas » Pessoa, na seção “Geral”, se o campo “Indicador Inscrição Estadual” está “Não Contribuinte”, o campo “Perfil Tributário” deve estar “Consumidor Final”. Após a alteração, clique em salvar. Volte ao documento com a rejeição e transmita novamente.

9.5 Rejeição 732: CFOP de operação interestadual e idDest <> 2

Solução: Quando o endereço da "Pessoa" de destino da nota for do mesmo estado que o seu, verifique na aba "Item", no campo "Operação Fiscal" dentro de "Totais", se o número inicia com 5, como exigido para essa situação. A operação pode ser alterada editando o item na nota fiscal.

Após isso, deve ser cadastrado na rotina Cadastro » Operações » Tributação. Confirme se existe tributação personalizada cadastrada para o tipo de operação utilizada e estado do destinatário, na tributação de ICMS vinculada ao item.

Quando não existir, acesse uma lista de tributação existente, onde o tipo de documento seja NF-E e tributo ICMS, clique em adicionar tributação, preencha na aba “Condições” se a operação é de entrada ou saída, o tipo de operação, a UF de origem e UF de destino. Na aba ICMS, preencha os campos obrigatórios com a operação correta. Clique em adicionar e em seguida salvar. Volte na nota onde ocorreu a rejeição e transmita novamente.

9.6 Rejeição 778: Informado NCM inexistente

Solução: Verifique na rotina Cadastro » Itens » Item no campo "NCM". Compare-o com o NCM informado na nota de entrada e certifique-se de que são iguais. A alteração deve ser feita somente após consultar seu contador.

9.7 Rejeição 693: Alíquota de ICMS superior a definida para a operação interestadual

Solução: Edite o item e confira se a alíquota de ICMS na aba "ICMS" está correta. Se necessário, ajuste a alíquota editando o item. Em seguida, acesse a rotina Cadastro » Operações » Tributação e verifique se as alíquotas de ICMS na tributação personalizada para o tipo de operação utilizada estão corretas.

9.8 Rejeição 930: CST com benefício fiscal e não informado o código de benefício fiscal [nItem: nnn]

Solução: Quando utilizado CST que possui o código de benefício fiscal, como CST 50, 51, 41 e 40 ocorrerá esse erro. É possível editar o item, e informar o código benefício fiscal, na aba “ICMS”. Clique em salvar e transmita o documento novamente.

Acesse o cadastro do item com rejeição em Cadastro » Itens » Item, na seção de detalhamento clique em adicionar e cadastre as condições para o uso desse benefício.

9.9 Rejeição 928: Informado código de benefício fiscal para CST sem benefício fiscal [nItem: nnn]

Solução: Esse erro ocorre quando um código de benefício fiscal é informado para uma CST que não utiliza essa informação, como o CST 00. Para corrigir, edite o item e remova o código de benefício fiscal na aba "ICMS". Salve as alterações e retransmita o documento. Após isso, acesse o cadastro do item rejeitado e verifique se as condições estão corretas na seção de "Detalhamento".

9.10 Rejeição 623: CPF Destinatário não cadastrado. [CPF:XXXXXXXXXXX, IE:4420103234]

Solução: Para resolver a Rejeição 623, é necessário verificar se o CPF do destinatário está cadastrado e habilitado na SEFAZ e possui uma inscrição estadual vinculada através do link.

Clique no link do campo "Pessoa" para acessar as informações do destinatário:

• No cadastro da pessoa, localize e ajuste o campo "Indicador de Inscrição Estadual".

• Certifique-se de que a inscrição estadual está corretamente associada ao CPF do destinatário, ou que o indicador está configurado de acordo com a situação cadastral do destinatário (por exemplo, isento de inscrição estadual).

Após realizar as correções:

• Salve as alterações no cadastro do destinatário.

• Retorne ao processo de emissão da nota fiscal e clique em Transmitir a nota para a SEFAZ.

9.11 Rejeição 733: CFOP de operação interna e idDest difere de 1

Solução: Primeiramente, verifique o endereço da pessoa envolvida na operação. Certifique-se de que o endereço está correto e que a operação é de fato interestadual, ou seja, entre estados diferentes. Em seguida, verifique o item rejeitado na nota fiscal:

• Identifique o CFOP utilizado no item.

• Se o CFOP iniciar com 1 ou 5, ele está configurado para operações internas (dentro do mesmo estado).

• Para operações interestaduais, o CFOP deve iniciar com 2 ou 6.

Se o CFOP utilizado estiver incorreto, substitua o CFOP por um código que comece com 2 ou 6, de acordo com o tipo de operação (entrada ou saída) e a natureza da transação.

Salve as alterações e clique em Transmitir a nota fiscal.

9.12 Rejeição 805: A SEFAZ do destinatario nao permite Contribuinte Isento de Inscrição Estadual

Essa rejeição ocorre quando o estado não permite seleção de isento para pessoas do tipo não contribuinte, para resolver realize os passos abaixo:

Quando a pessoa da nota fiscal é física o campo “Perfil tributário” deve estar como “Não contribuinte”.

O campo “Indicador de inscrição estadual” também deve estar com a informação “Não contribuinte”.

Salve o cadastro de pessoa.

Retorne na nota fiscal e salve novamente.

Clique em “Transmitir”.

9.13 Rejeição 695: Informado indevidamente o grupo de ICMS para a UF de destino

Essa rejeição ocorre quando o estado não permite seleção de isento para pessoas do tipo não contribuinte, para resolver realize os passos abaixo:

Quando a pessoa da nota fiscal é física o campo “Perfil tributário” deve estar como “Não contribuinte”.

O campo “Indicador de inscrição estadual” também deve estar com a informação “Não contribuinte”.

Salve o cadastro de pessoa.

Retorne na nota fiscal e salve novamente.

Clique em “Transmitir”.